E-doręczenia – co to oznacza dla Ciebie?

W dobie cyfryzacji, która obejmuje coraz więcej aspektów naszego życia, komunikacja z administracją publiczną również przechodzi znaczącą transformację. Jednym z kluczowych elementów tej zmiany są e-doręczenia, które mają zrewolucjonizować sposób, w jaki obywatele i przedsiębiorcy kontaktują się z urzędami i instytucjami państwowymi. W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu, wyjaśniając, czym są e-doręczenia i jakie znaczenie mają dla każdego z nas.

E-doręczenia to nowoczesna forma komunikacji elektronicznej, która ma zastąpić tradycyjne metody doręczania korespondencji urzędowej. To nie tylko krok w kierunku cyfryzacji administracji, ale przede wszystkim rozwiązanie, które ma ułatwić życie obywatelom, przyspieszyć procesy administracyjne i zwiększyć efektywność komunikacji na linii obywatel-urząd.

Co to są e-doręczenia?

Definicja e-doręczeń

E-doręczenia, czyli doręczenia elektroniczne, to system umożliwiający wymianę korespondencji w formie elektronicznej między obywatelami a podmiotami publicznymi oraz między samymi podmiotami publicznymi. Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. (Dz.U. 2020 poz. 2320), e-doręczenie to:

“doręczenie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej”

Porównanie z tradycyjnymi metodami doręczeń

Aby lepiej zrozumieć istotę e-doręczeń, warto porównać je z tradycyjnymi metodami doręczeń, takimi jak list polecony:

1. Szybkość: E-doręczenia są niemal natychmiastowe, w przeciwieństwie do listów poleconych, które mogą być dostarczane kilka dni.
2. Koszty: Korzystanie z e-doręczeń w komunikacji z podmiotami publicznymi jest bezpłatne dla obywateli, podczas gdy wysyłka listu poleconego wiąże się z opłatą.
3. Dostępność: E-doręczenia są dostępne 24/7, niezależnie od godzin pracy urzędów pocztowych.
4. Potwierdzenie odbioru: W przypadku e-doręczeń potwierdzenie odbioru jest generowane automatycznie, co eliminuje problem z nieodebraną korespondencją.
5. Archiwizacja: E-doręczenia są automatycznie archiwizowane w systemie, co ułatwia późniejsze odnalezienie korespondencji.

Jakie zmiany wprowadzają nowe przepisy?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych

Kluczowym aktem prawnym regulującym kwestię e-doręczeń jest ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. (Dz.U. 2020 poz. 2320). Ustawa ta wprowadza szereg istotnych zmian w sposobie komunikacji między obywatelami a administracją publiczną.

Najważniejsze zmiany wprowadzone przez ustawę to:

1. Utworzenie systemu e-doręczeń jako podstawowego sposobu komunikacji z administracją publiczną.
2. Wprowadzenie obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) dla podmiotów publicznych i niektórych podmiotów niepublicznych.
3. Ustanowienie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej.
4. Określenie zasad tworzenia i używania skrzynek doręczeń.

Obowiązkowe adresy do doręczeń elektronicznych (ADE)

Jedną z kluczowych zmian wprowadzonych przez ustawę jest obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Obowiązek ten dotyczy:

1. Podmiotów publicznych: Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie podmioty publiczne muszą posiadać ADE.
2. Podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego: Od 1 października 2026 r.
3. Podmiotów wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej: Od 1 października 2026 r.

Dla obywateli posiadanie ADE nie jest obowiązkowe, ale dobrowolne. Jednakże, korzystanie z ADE może znacznie ułatwić komunikację z urzędami i instytucjami państwowymi.

Kiedy i jak korzystać z e-doręczeń?

Przewidywana data obowiązkowego wprowadzenia systemu

Zgodnie z najnowszymi informacjami, pełne wdrożenie systemu e-doręczeń planowane jest na 1 stycznia 2025 r. Od tego momentu e-doręczenia staną się podstawowym sposobem komunikacji z administracją publiczną.

Jak obywatele mogą uzyskać adres do doręczeń elektronicznych?

Obywatele mogą uzyskać adres do doręczeń elektronicznych na kilka sposobów:

1. Online: Poprzez platformę gov.pl, korzystając z profilu zaufanego lub e-dowodu.
2. W urzędzie: Składając wniosek w dowolnym urzędzie gminy.
3. Za pośrednictwem operatora wyznaczonego: Obecnie jest to Poczta Polska.

Proces uzyskania ADE jest bezpłatny dla obywateli.

Przykłady sytuacji, w których można korzystać z e-doręczeń

E-doręczenia mogą być wykorzystywane w wielu sytuacjach, takich jak:

1. Składanie wniosków do urzędów (np. o wydanie dowodu osobistego, paszportu).
2. Otrzymywanie decyzji administracyjnych.
3. Korespondencja z ZUS lub urzędem skarbowym.
4. Komunikacja z sądami.
5. Otrzymywanie powiadomień o mandatach lub innych należnościach publicznoprawnych.

Korzyści z korzystania z e-doręczeń

Ułatwienia dla obywateli

E-doręczenia niosą ze sobą wiele korzyści dla obywateli:

1. Szybkość: Natychmiastowe dostarczanie korespondencji.
2. Wygoda: Możliwość odbierania i wysyłania korespondencji z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
3. Oszczędność: Brak opłat za korespondencję z podmiotami publicznymi.
4. Ekologia: Redukcja zużycia papieru i emisji CO2 związanej z transportem tradycyjnej korespondencji.
5. Pewność doręczenia: Automatyczne potwierdzenia nadania i odbioru korespondencji.

Zmniejszenie ryzyka zagubienia korespondencji

E-doręczenia eliminują problem zagubionej korespondencji. Wszystkie wiadomości są przechowywane w bezpiecznym, cyfrowym systemie, co znacznie zmniejsza ryzyko utraty ważnych dokumentów. Ponadto, system automatycznie generuje potwierdzenia nadania i odbioru, co stanowi dowód w przypadku ewentualnych sporów.

Potencjalne problemy i wyzwania

Problemy dla osób wykluczonych cyfrowo

Jednym z głównych wyzwań związanych z wprowadzeniem e-doręczeń jest problem wykluczenia cyfrowego. Część społeczeństwa, szczególnie osoby starsze lub mieszkające na terenach o słabym dostępie do internetu, może mieć trudności z korzystaniem z nowego systemu.

Aby rozwiązać ten problem, wprowadzono publiczną usługę hybrydową. Polega ona na tym, że korespondencja elektroniczna jest drukowana i dostarczana w formie papierowej przez operatora wyznaczonego (obecnie Pocztę Polską) do osób, które nie posiadają adresu do doręczeń elektronicznych lub nie mogą odebrać korespondencji w formie elektronicznej.

Jakie kroki można podjąć, aby przygotować się na zmiany?

Aby przygotować się na nadchodzące zmiany, warto:

1. Zapoznać się z zasadami działania systemu e-doręczeń.
2. Rozważyć założenie adresu do doręczeń elektronicznych.
3. Nauczyć się korzystać z platformy gov.pl i profilu zaufanego.
4. Śledzić oficjalne komunikaty dotyczące wdrażania systemu e-doręczeń.
5. W razie potrzeby, skorzystać z szkoleń lub materiałów edukacyjnych dotyczących korzystania z e-usług administracji publicznej.

Podsumowanie

E-doręczenia to krok milowy w cyfryzacji polskiej administracji publicznej. Wprowadzenie tego systemu ma na celu usprawnienie komunikacji między obywatelami a urzędami, przyspieszenie procesów administracyjnych i zwiększenie efektywności działania instytucji państwowych.

Kluczowe informacje o e-doręczeniach:

1. To system umożliwiający elektroniczną wymianę korespondencji z podmiotami publicznymi.
2. Wprowadzany jest na mocy ustawy o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r.
3. Pełne wdrożenie systemu planowane jest na 1 stycznia 2025 r.
4. Dla obywateli korzystanie z e-doręczeń jest dobrowolne, ale może przynieść wiele korzyści.
5. Osoby wykluczone cyfrowo będą mogły korzystać z publicznej usługi hybrydowej.

Zachęcamy do zapoznania się z nowymi przepisami i rozważenia korzystania z e-doręczeń. To nie tylko krok w kierunku nowoczesnej administracji, ale przede wszystkim rozwiązanie, które może znacznie ułatwić nasze codzienne interakcje z urzędami i instytucjami państwowymi.

Pamiętajmy, że cyfryzacja administracji to proces, który wymaga zaangażowania zarówno ze strony instytucji państwowych, jak i obywateli. Aktywne korzystanie z e-doręczeń i innych e-usług przyczyni się do szybszego i efektywniejszego funkcjonowania administracji publicznej, co w rezultacie przyniesie korzyści nam wszystkim.

Więcej podobnych artykułów z poradami prawnymi na stronie PrawnikON.