Praca zdalna: Przepisy, które musisz znać
Praca zdalna stała się integralną częścią współczesnego rynku pracy, oferując nowe możliwości i wyzwania zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. W obliczu rosnącej popularności tej formy zatrudnienia, znajomość obowiązujących przepisów ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania w zmieniającym się środowisku zawodowym. Praca z domu czy inne formy pracy zdalnej wymagają dostosowania się do nowych zasad i regulacji prawnych.
W tym artykule przyjrzymy się bliżej najważniejszym aspektom pracy zdalnej w świetle aktualnych przepisów. Omówimy definicję i rodzaje pracy zdalnej, zasady jej wprowadzania oraz obowiązki pracodawcy. Ponadto, skupimy się na prawach i obowiązkach pracownika wykonującego pracę zdalną. Poznanie tych kluczowych informacji pozwoli Ci lepiej zrozumieć ramy prawne pracy zdalnej i skutecznie poruszać się w tej nowej rzeczywistości zawodowej.
Definicja i rodzaje pracy zdalnej
Praca zdalna to forma wykonywania obowiązków zawodowych poza stałym miejscem pracy. Zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie pracy, praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika . Wykorzystuje się przy tym środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Praca zdalna całkowita
Ten rodzaj pracy zdalnej polega na wykonywaniu wszystkich obowiązków poza siedzibą firmy. Pracownik realizuje swoje zadania wyłącznie w trybie zdalnym, co oznacza, że 100% czasu pracy spędza poza biurem . Ta forma pracy stała się szczególnie popularna podczas pandemii COVID-19, gdy wiele firm musiało dostosować się do nowych warunków .
Praca zdalna hybrydowa
Praca hybrydowa to połączenie pracy zdalnej i stacjonarnej. W tym modelu pracownicy dzielą swój czas między pracę w biurze a pracę z domu lub innego uzgodnionego miejsca . Proporcje mogą być różne – niektóre firmy wymagają obecności w biurze kilka dni w tygodniu, inne zaledwie kilka dni w miesiącu . Elastyczność tego rozwiązania pozwala na dostosowanie do indywidualnych potrzeb pracowników i specyfiki danej branży.
Praca zdalna okazjonalna
To forma pracy zdalnej wykonywana sporadycznie, na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym . Wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej . Praca zdalna okazjonalna jest mniej sformalizowana niż pozostałe formy i ma na celu umożliwienie pracownikowi elastycznego podejścia do obowiązków w szczególnych sytuacjach, takich jak konieczność opieki nad członkiem rodziny czy załatwienie spraw osobistych .
Zasady wprowadzania pracy zdalnej
Praca zdalna może być wprowadzona na kilka sposobów, w zależności od sytuacji i preferencji pracodawcy oraz pracownika. Oto główne metody wprowadzania pracy zdalnej:
Uzgodnienie z pracownikiem
Podstawową formą wprowadzenia pracy zdalnej jest uzgodnienie między pracodawcą a pracownikiem. Może to nastąpić na dwa sposoby:
- Przy zawieraniu umowy o pracę – już na etapie rekrutacji możesz zaznaczyć, że szukasz pracownika zdalnego.
- W trakcie zatrudnienia – możesz zaproponować pracę zdalną obecnemu pracownikowi lub pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną .
Uzgodnienie może mieć formę papierową lub elektroniczną. Warto pamiętać, że w przypadku nowo zatrudnionych pracowników, ustalenia dotyczące pracy zdalnej mogą być dokonywane w drodze wzajemnych negocjacji przy zawieraniu umowy o pracę .
Polecenie pracodawcy
W pewnych okolicznościach pracodawca może jednostronnie polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Dotyczy to następujących sytuacji:
- W okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.
- Gdy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) .
Ważne: Przed wydaniem polecenia pracy zdalnej, pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej .
Regulamin lub porozumienie
Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w:
- Porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową.
- Regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeśli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z organizacją związkową lub gdy u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe .
Regulamin pracy zdalnej powinien zawierać m.in. określenie grupy pracowników objętych pracą zdalną, zasady pokrycia kosztów, potwierdzania obecności oraz kontroli BHP .
Pamiętaj, że nawet jeśli nie ma porozumienia ani regulaminu, praca zdalna może być wprowadzona na wniosek pracownika. Pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez określone grupy pracowników, np. pracownicę w ciąży czy pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia .
Obowiązki pracodawcy
Zapewnienie narzędzi i materiałów
Jako pracodawca, masz obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne . Podstawowym narzędziem pracy zdalnej jest zazwyczaj komputer. Decyzję o zapewnieniu dodatkowych narzędzi, takich jak drukarka czy telefon służbowy, powinieneś podjąć w oparciu o specyfikę stanowiska . Pamiętaj, że wszystkie urządzenia techniczne muszą spełniać wymagania określone w przepisach BHP, zapewniając bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz uwzględniając zasady ergonomii .
Pokrycie kosztów
Jako pracodawca, masz obowiązek pokryć koszty związane z pracą zdalną. Obejmuje to:
- Koszty instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy
- Koszty energii elektrycznej
- Koszty usług telekomunikacyjnych
Masz kilka opcji uregulowania tych kosztów:
- Zapewnienie sprzętu i pokrycie wszystkich kosztów bezpośrednio
- Wypłata ekwiwalentu pokrywającego rzeczywiste koszty
- Wypłata ryczałtu w uzgodnionej wysokości
Obecnie na rynku wysokość ryczałtu za pracę zdalną waha się między 30 a 90 zł miesięcznie dla pracownika pracującego w pełni zdalnie .
BHP i ochrona danych
Twoim obowiązkiem jest ocena i dokumentacja ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną oraz stosowanie niezbędnych środków profilaktycznych . Powinieneś opracować informację zawierającą zasady organizacji stanowiska pracy zdalnej, zasady bezpiecznego wykonywania pracy oraz postępowania w sytuacjach awaryjnych .
W zakresie ochrony danych, musisz określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić niezbędne szkolenia dla pracowników . Pamiętaj, że masz prawo kontrolować przestrzeganie zasad BHP i ochrony danych w miejscu wykonywania pracy zdalnej, ale nie może to naruszać prywatności pracownika .
Prawa i obowiązki pracownika
Organizacja stanowiska pracy
Jako pracownik zdalny, masz obowiązek zadbać o ergonomiczne i bezpieczne stanowisko pracy. Powinieneś wydzielić w domu strefę pracy, najlepiej oddzielny pokój lub wyznaczoną przestrzeń o powierzchni co najmniej 2 m2 wolnej podłogi . Twoje biurko powinno mieć odpowiednią wysokość – 70 cm dla osób do 170 cm wzrostu, a 80-85 cm dla wyższych . Wybierz ergonomiczne krzesło z regulowaną wysokością siedziska, odpowiednim oparciem i podłokietnikami .
Zadbaj o odpowiednie oświetlenie – najlepiej naturalne, a gdy to niemożliwe, zapewnij optymalne oświetlenie sztuczne o natężeniu 500 luxów na biurku . Temperatura w pomieszczeniu powinna wynosić 18-21°C, a wilgotność powietrza powyżej 40% . Pamiętaj o regularnych przerwach – 5 minut na każdą godzinę pracy przed monitorem .
Dostępność w godzinach pracy
Wykonując pracę zdalną, jesteś zobowiązany pozostawać do dyspozycji pracodawcy w ustalonych godzinach pracy . Twój czas pracy jest taki sam, jak w przypadku pracy stacjonarnej . Musisz być responsywny w tych godzinach, jednak nie oznacza to konieczności natychmiastowej reakcji za każdym razem .
Powinieneś ewidencjonować swój czas pracy zgodnie z zasadami ustalonymi przez pracodawcę. Może to obejmować oznaczanie się na liście obecności z dopiskiem „PZ – praca zdalna” lub korzystanie z systemu elektronicznego . W przypadku samodzielnego ewidencjonowania, zapisuj godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w pełnych godzinach zegarowych .
Ochrona informacji
Jako pracownik zdalny, masz obowiązek przestrzegać procedur ochrony danych osobowych ustalonych przez pracodawcę . Musisz potwierdzić zapoznanie się z tymi procedurami w formie papierowej lub elektronicznej . Twoim zadaniem jest zabezpieczenie danych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją czy nieuprawnionym dostępem .
Pamiętaj o zachowaniu tajemnicy danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia . Nie możesz przekazywać danych osobom nieupoważnionym lub tym, których tożsamości nie można zweryfikować . W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia naruszenia ochrony danych, masz obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym pracodawcę, przełożonego lub Inspektora Ochrony Danych .
Wnioski
Praca zdalna stała się integralną częścią współczesnego rynku pracy, wprowadzając nowe możliwości i wyzwania dla pracodawców i pracowników. Znajomość obowiązujących przepisów ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania w tym zmieniającym się środowisku zawodowym. Artykuł przedstawił najważniejsze aspekty pracy zdalnej, w tym jej definicję, rodzaje, zasady wprowadzania oraz obowiązki pracodawcy i pracownika. To pozwala lepiej zrozumieć ramy prawne tej formy zatrudnienia.
Skuteczne wdrożenie pracy zdalnej wymaga współpracy obu stron – pracodawcy i pracownika. Pracodawca musi zapewnić niezbędne narzędzia i pokryć koszty, podczas gdy pracownik powinien zadbać o ergonomiczne stanowisko pracy i ochronę danych. Elastyczność tej formy pracy pozwala dostosować się do indywidualnych potrzeb, jednocześnie stawiając nowe wymagania dotyczące organizacji i komunikacji. Zrozumienie tych aspektów pomaga w skutecznym poruszaniu się w nowej rzeczywistości zawodowej i czerpaniu korzyści z pracy zdalnej.
FAQs
- Jakie są przepisy dotyczące pracy zdalnej według Kodeksu pracy?
Odpowiedź: Zgodnie z art. 6718 Kodeksu pracy, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wybranym przez pracownika, które jest każdorazowo uzgadniane z pracodawcą. Może to być adres zamieszkania pracownika, a praca zdalna odbywa się przy użyciu środków umożliwiających komunikację na odległość. - Co powinien zawierać regulamin pracy zdalnej?
Odpowiedź: Regulamin pracy zdalnej musi zawierać informacje takie jak: określenie grupy pracowników kwalifikujących się do pracy zdalnej, zasady dotyczące pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną, metody potwierdzania obecności pracownika oraz procedury kontroli bezpieczeństwa pracy. - Jakie są ograniczenia czasowe dla pracy zdalnej?
Odpowiedź: Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika, w formie papierowej bądź elektronicznej, i nie może przekraczać 24 dni w ciągu roku kalendarzowego. W przypadku takiej formy pracy zdalnej nie stosuje się przepisów od art. 6719 do art. 6724 Kodeksu pracy. - Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracownika zdalnego?
Odpowiedź: Pracodawca musi dostarczyć pracownikowi zdalnemu niezbędne materiały i narzędzia, w tym odpowiednie urządzenia techniczne, takie jak komputer, drukarka, monitor i klawiatura, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.
